حتماً می‌دانید ضرورت مدیریت عملکرد در حال حاضر که دنیا با اپیدمی کرونا دست و پنجه نرم می‌کند نه تنها کمرنگ نشد، بلکه پررنگ‌تر شده است. این در حالی است که بسیاری از سازمان‌ها برای کاهش استرس کارکنان دورکار سیستم مدیریت عملکرد خود را متوقف کرده‌اند. اشتباهی بزرگ! این اشتباه به نوبه خود سازمان‌ها را با یک بحران درونی نیز مواجه می‌کند. به‌جای این کار، سازمان‌ها باید بر چابک بودن تمرکز کنند.
ضرورت مدیریت عملکرد در سازمان چابک
سازمان چابک، سازمانی است که توانایی پاسخ به تغییرات غیرمنتظره محیط را با روش‌های مناسب و در زمان مناسب دارد. همچنین می‌تواند با بهره‌گیری از تغییرات فرصت‌های طلایی ایجاد کند.
پس سازمان چابک در شرایط فعلی نیز می‌تواند، ضرورت مدیریت عملکرد را مدنظر قرار دهد. اساس هر سیستم مدیریت عملکرد رابطه بین مدیران و تیم‌های آنهاست. در اپیدمی کرونا مدیران باید:
-
- اطمینان حاصل کنند که اعضای سازمان ابزار و اطلاعات موردنیاز برای موفقیت را در اختیار دارند.
- در برابر ابهامات و سؤالات آنها پاسخگو باشند.
- عملکرد آنها را رصد کنند.
- بازخورد به‌موقع و صادقانه ارائه دهند.
- مهم‌تر از همه به‌طور مداوم اعتماد را توسعه داده و حفظ کنند.
این‌گونه است که مدیران با توجه کردن به‌ضرورت مدیریت عملکرد می‌توانند در طول تغییرات ایستادگی کنند و با موفقیت از بحران خارج شوند.
در طول 10 سال گذشته بسیاری از سازمان‌ها رتبه بندی اجباری برای سنجش عملکرد کارکنان را کنار گذاشتند. آنها سیستم مدیریت عملکرد را جایگزین نمودند و تلاش کردند با تعیین اهداف سالیانه و ارائه بازخوردهای مداوم سه ماهه، سطح عملکردی کارکنان را بالا ببرند.
اولین ضرورت مدیریت عملکرد: جایگزین کردن اهداف چابک با اهداف سالیانه از بالا به پایین
برای شروع کار با OKR مدیران اجرایی باید استراتژی‌های اصلی و اهداف و نتایج کلیدی ونقاط عطفی که لازم است در طول سال محقق شوند را به کارکنان اطلاع دهند. (نتایج می‌تواند شامل اهداف درآمد و سود، اهداف فروش و بازاریابی، اهداف بهبود عملیات و اهداف نوآوری باشد.) درواقع OKR با تعیین اولویت‌ها و ایجاد تعهد نسبت به آنها، هم‌راستا سازی اهداف سازمانی و درگیر کردن تمامی کارکنان سازمان به روشی ساده چابکی را در سازمان پیاده‌سازی می‌کند.
دومین ضرورت مدیریت عملکرد: ارائه بازخوردهای مداوم به‌جای بازخوردهای یکباره پایان سال
متولوژی ACE چیست؟
ACE اختصاریافته سه کلمه زیر است.
A-Alignment: هماهنگی
C-Constant Communications and Clarity: ارتباطات همیشگی و شفاف
E-Empathy and Empowerment: همدلی و توانمندسازی
سومین ضرورت مدیریت عملکرد: اجرای مربیگری اثربخش
سبک های مربیگری بر اساس تحقیقات گارتنر
مدیران همیشه فعال (Always-on Managers): به‌صورت مداوم مربیگری می‌کنند. برای پیشرفت کارکنان تلاش دائم می‌کنند. در خصوص طیف وسیعی از مهارت‌های کارکنان به آنها بازخورد می‌دهند. درواقع آنها مربیگری را بخشی از کار روزانه خود می‌دانند.
مدیران رابط (Connector Managers): این مدیران کارکنان را به سایر اعضای تیم یا سازمان که مناسب مربیگری هستند، متصل می‌کنند. چون تشخیص می‌دهند که بسیاری از مهارت‌ها توسط افراد دیگری غیر از خودشان بهتر آموزش داده می‌شود. این مدیران نسبت به سه مدیر دیگر زمان بیشتری را برای ارزیابی مهارت‌ها، نیازها و علایق کارکنان خود صرف می‌کنند.
مدیران رهبر (Cheerleader Managers): یک رویکرد عملی دارند. بازخورد مثبت ارائه می‌دهند و کارکنان را مسئول توسعه خود می‌کنند. آنها در دسترس و حامی هستند. اما در مورد توسعه مهارت‌های کارکنان به‌اندازه سایر مدیران فعال نیستند.
نتایج تحقیقات گارتنر
طبق تحقیقات گارتنر:
- رایج‌ترین سبک مربیگری «مدیران رهبر (Cheerleader Managers)» است که 29 درصد مدیران را به خود اختصاص داده است.
- سبک کمتر رایج سبک «مدیران آموزش (Teaching Managers)» با 22 درصد است.
- موفق‌ترین سبک مربیگری هم سبک «مدیران رابط (Connector Managers)» است.
محققان گارتنر دریافتند که بین زمان مربیگری و عملکرد کارکنان ارتباط چندانی وجود ندارد. اثربخشی کارکنان بیشتر از کیفیت مربیگری است تا کمیت آن. آنها همچنین متوجه شدند که «مدیران همیشه فعال (Always-on Managers)» بیشتر آسیب می‌رسانند. کارکنان این مدیران عملکرد بدتری نسبت به کارکنان 3 سبک مربیگری دیگر داشتند.
کارکنان «مدیران رابط (Connector Managers)» بالاترین عملکرد را داشتند. کارکنان این مدیران 3 برابر کارکنان سایر مدیران عملکرد بهتری داشتند. این مدیران اگرچه ممکن است تخصص لازم درزمینه موردنیاز کارکنان را نداشته باشند؛ اما آنها می‌توانند متخصصان مختلف را به خدمت بگیرند تا کارکنان را به‌طور مداوم به بالاترین سطح عملکردی برسانند.
خلاصه اینکه به‌عنوان ضرورت مدیریت عملکرد لازم است مدیران بکوشند اثربخش‌ترین سبک مربیگری را به‌کار بگیرند.
چهارمین ضرورت مدیریت عملکرد: توقف نکردن ردیابی عملکرد افراد و تیم‌ها به دلیل پاندمی
یکی از مزایای اینترنت این است که از طریق سیستم‌های ERP و HRIS سازمان‌ها می‌توانند اطلاعات بیشتری از عملکرد کارکنان کسب کنند. سازمان‌ها نباید ردیابی عملکرد را به بهانه پاندمی کرونا و در دسترس نبودن کارکنان متوقف کنند.
حتی اگر سازمانی تصمیم به لغو افزایش حقوق و پاداش‌ها دارد نباید پیگیری اقدامات عملکردی و ارائه بازخورد را متوقف کند. پس ضرورت مدیریت عملکرد است که سازمان‌ها عملکرد کارکنان خود را به صورت لحظه‌ای رصد کنند.
پنجمین ضرورت مدیریت عملکرد: اطمینان از ایجاد پاداش‌های فردی و تیمی پویا
در دوران پاندمی برخی از سازمان‌ها به دلیل تعهد به عدم اخراج کارکنان افزایش حقوق را عملی نکردند. برخی دیگر حقوق را افزایش دادند اما سود سهام را پرداخت نکردند. هر دوی این استراتژی‌ها منطقی و ستودنی هستند. در این مواقع نحوه ارائه پاداش بستگی زیادی به شرایط سازمان‌ها دارد.
بهتر است که سازمان‌ها پرداخت پاداش بابت دستیابی به اهداف تجدیدنظر شده سال 1400 را ادامه دهند. خواه این اهداف؛ اهداف یادگیری تحت عنوان پروژه‌های نوآوری باشد. خواه اهداف بازنگری شده برای بازاریابی، فروش، استخدام، تولید و … .
درواقع پرداخت پاداش‌های فردی و تیمی در شرایط پاندمی ضرورت مدیریت عملکرد است. هنگامی‌که شرایط پاندمی رفع شود، سازمان‌ها می‌توانند ترازنامه سال 1400 خود را بررسی کرده و تصمیم بگیرند که چه زمانی تنظیم مجدد حقوق و پاداش را بر اساس بازار و عملکرد فردی انجام دهند.
منبع: victorhrconsultant.com
