می‌خواهیم در این مطلب به نحوه اجرا یا پیاده سازی OKR و نکاتی که لازم است در اجرا رعایت شود، بپردازیم. OKR مثل هر مدل و تکنیک دیگری اگر به‌درستی اجرا نشود با شکست مواجه می‌شود. این نکته خیلی مهم است که تکیه‌بر خوب یا کامل بودن یک تکنیک ازلحاظ تئوریک به‌تنهایی نمی‌تواند عامل موفقیت آن باشد و باید درست و دقیق در سازمان پیاده سازی شود.
نگاه سیستمی به پیاده سازی OKR
پیاده سازی مفهوم «اهداف و نتایج کلیدی یا همان OKR »، از 4 مرحله اصلی تشکیل‌شده است. مرحله اول هدفگذاری، مرحله دوم اقدام، مرحله سوم ارزیابی و بررسی میان دوره‌ای نتایج و مرحله چهارم مرور عملکرد است.
اگر با نگاه سیستمی به مفهوم OKR بنگریم. هدفگذاری، ورودی سیستم؛ اجرای اقدامات یا برنامه، مرحله پردازش و نتایج، خروجی سیستم هستند. خود سیستم OKR نیز، به یک ورودی نیاز دارد که آن چشم‌انداز و بیانیه مأموریت سازمان است.
مرحله1: هدفگذاری
نخستین مرحله برای پیاده سازی OKR، هدفگذاری است. سؤال اولی که در پیاده سازی OKR ایجاد می‌شود این است که، اهداف بر چه اساس باید نوشته شوند؟ چشم‌انداز و مأموریت سازمان‌ها مبنای هدفگذاری است و سازمان بدون چشم‌انداز و مأموریت نمی‌تواند اهدافی برای خود تعیین کند. پس پیش‌نیاز مرحله هدفگذاری در تکنیک OKR، مشخص بودن چشم‌انداز و مأموریت سازمان است. اگر چشم‌انداز و مأموریت سازمان مشخص است که می‌توان وارد مرحله تعیین اهداف شد. در غیر این صورت لازم است ابتدا چشم‌انداز و مأموریت آن مشخص شود. همان‌طور که گفته شد چشم‌انداز و مأموریت ورودی سیستم OKR هستند و بدون ورودی، سیستم نمی‌تواند فعالیت خود را آغاز کند.
مرحله هدفگذاری در پیاده سازی OKR، از چندین مرحله به شرح زیر تشکیل شده است.
مرحله 1-1: تعیین چشم‌انداز و مأموریت
چشم‌انداز با تعیین جهت سازمان، از آینده و آنچه سازمان می‌خواهد به آن برسد صحبت می‌کند. وقتی چشمان خود را بسته و بتوانیم آرزو یا رؤیاهای خودمان را در قالب یک عکس واضح ببینیم، یعنی چشم‌انداز تعیین‌شده است.
آنچه سازمان را برای رسیدن به چشم‌انداز هدایت می‌کند، مأموریت است. بیانیه مأموریت از امروز و آنچه سازمان انجام می‌دهد، یعنی هسته اصلی کسب‌وکار سخن می‌گوید. به‌عنوان‌مثال مأموریت شرکت لینکدین «ایجاد پیوند میان متخصصان در سرتاسر جهان برای بهبود سازندگی و موفقیت آن‌ها» تعیین‌شده است.
مرحله 1-2: تعیین اهداف (طراحی OKR)
پس از تعیین چشم‌انداز و مأموریت، در این گام باید اهداف با در نظر گرفتن ویژگی‌های هدف در OKR و البته بر اساس چشم‌انداز و مأموریت سازمان مشخص شود. تعداد اهداف تعیین‌شده در هر OKR باید بین 3 تا 5 مورد باشد. پیشنهاد می‌شود برای سازمان‌های بزرگ 5 هدف و برای سازمان‌های کوچک 3 هدف در نظر گرفته شود. با توجه به شرایط متغیر و غیرقابل پیش‌بینی که امروزه با آن مواجه هستیم، اهداف یک ساله، سه ساله و پنج ساله غیرمنطقی به نظر می‌رسد. برای پیاده سازی موفقیت‌آمیز OKR دوره‌های هدفگذاری به‌صورت کوتاه‌مدت و در بازه‌های 3 ماهه تعریف می‌شود.
یکی از اهداف OKR، ایجاد هم‌راستایی در کل سازمان برای رسیدن به اهداف مشخص‌شده است. پس در هدفگذاری ابتدا باید اهداف سازمانی مشخص شود. بعد، این اهداف سازمانی در اختیار واحدها قرار گیرد. سپس واحدها اهدافی را برای خود انتخاب کنند که هم‌راستا با اهداف سازمانی است. برای تحقق این هدف، این مرحله در پیاده سازی OKR دربرگیرنده 6 مرحله فرعی است.
مرحله 1-2-1: هدفگذاری سازمانی
هدفگذاری در سطح سازمان توسط مدیرعامل و هیئت مدیره صورت می‌گیرد. مجموعه اهداف مالی، اهداف رضایت مشتری، اهداف رهبری بازار، اهداف مشارکت کارکنان، اهداف مرتبط با نوآوری و اهداف مرتبط با رشد (مانند ورود به بازارهای جهانی) سبد اهداف OKR در سطح سازمان را تشکیل می‌دهند.
مرحله 1-2-2: هدفگذاری واحدی
برای هدفگذاری واحدی، مدیران هر واحد با اعضای تیم خود به هدفگذاری درون واحدی می‌پردازند. در این مرحله باید جزئیات برای تیم شرح داده شود تا تعهد آن‌ها در اجرای اقدامات برای تحقق اهداف افزایش یابد. با برگزاری جلسات طوفان مغزی می‌توان شرایطی را برای اعضای تیم ایجاد کرد که بتوانند اهدافی که بیشترین تأثیر را بر روند کاری شرکت دارد، مطرح کنند.
برای سازمان‌هایی که تازه شروع به طراحی و پیاده سازی OKR نموده‌اند، توصیه می‌شود با یک مجموعه اهداف و نتایج کلیدی در سطح شرکت (یعنی 1O+3-4 KR) و مجموعه‌ای از OKRها برای هر تیم، به‌کارگیری این تکنیک را آغاز کنند.
مرحله 1-2-3: بررسی هدف‌ها توسط مسئول OKR
اکنون‌که هر یک از واحدها پیش‌نویس اهداف را تعیین کرده‌اند، لازم است که OKR های تدوین‌شده ازنظر منطق OKR موردبررسی قرار گیرد. این مسئولیت بر عهده مسئول OKR است. به‌عنوان‌مثال در این مرحله موارد زیر بررسی می‌شود.
- آیا اهداف کیفی ویژگی‌هایی چون قابل‌دستیابی بودن، چالشی بودن، کیفی بودن و… را دارد؟
- آیا نتایج دقیقاً همان اهداف را اندازه‌گیری می‌کنند؟
مرحله 1-2-4: برگزاری جلسات کالیبراسیون OKR
پس از بررسی OKR ها و رفت‌وبرگشت‌هایی که ممکن است بین واحدها و مسئول OKR صورت بگیرد، در جلسه‌ای که در آن مدیرعامل یا نماینده وی، مسئول OKR، مدیر استراتژی یا مدیر طرح و برنامه و مسئول هر یک از واحدهای مربوطه حضور دارند، OKR های هر واحد بررسی و نهایی می‌شود.
مرحله 1-2-5: تصویب نقشه جامع هدف
پس از نهایی شدن، OKR ها به تائید مدیران واحدها و به تصویب مدیرعامل می‌رسد.
مرحله 1-2-6: هدفگذاری فردی
تا اینجا OKR های سازمان و هر یک واحدهای آن تعیین شد، اکنون لازم است هدفگذاری فردی صورت گیرد. در این مرحله باید مدیران مستقیم و کارکنان در طی جلساتی OKR های فردی را در راستای تحقق اهداف واحد سازمانی خود، مشخص سازند.
مرحله 1-3: ابلاغ هدف
پس از تصویب، اهداف OKR به تمام افراد در سازمان ابلاغ می‌شود. یکی از مواردی که OKR را از سایر تکنیک‌ها متمایز می‌کند آگاهی افراد از کار دیگران و همین‌طور از نحوه انجام کار در گذشته است. در OKR نباید مانند KPI که تنها خود افراد از شاخص‌ها آگاهی دارند، اهداف و نتایج کلیدی از دید سایرین پنهان بماند.
مرحله 2: اجرای اقدامات/ برنامه
با ابلاغ اهداف تعیین‌شده، مرحله هدفگذاری در پیاده سازی OKR به پایان رسیده و چرخه OKR وارد مرحله اجرای اقدامات یا برنامه‌ها می‌شود. در این مرحله، واحدها و افراد شروع به انجام اقدامات تعیین‌شده می‌کنند. منظور از اقدامات همان چیزی است که نتایج را رقم می زند. OKR بر روی برنامه و اقدامات تا حدودی منعطف بوده و در این مرحله به افراد و واحدها آزادی عمل می‌دهد.
مرحله 3 : ارزیابی میان دوره ای نتایج
مرحله سوم پیاده سازی OKR، ارزیابی میان‌دوره‌ای نتایج است. ارزیابی میان‌دوره‌ای به معنای پایش اهداف، زمان و اجرای اقدامات است. نکته‌ای که اینجا باید به آن توجه شود ارزیابی مستمر است. برای ارزیابی نباید تا پایان دوره صبر کنید. باید به‌صورت هفتگی پیشرفت اهداف را محاسبه کنید، مشکلات و موانع را شناسایی کنید و نتایجی که از پایش به‌دست می‌آید را موردبررسی قرار دهید. ارزیابی‌های میان‌دوره‌ای نقش مهمی در بهبود عملکرد (نتایج) و افزایش انگیزه کارکنان دارند. این مرحله در پیاده سازی OKR کمک می‌کند تا افراد بر نتایج و تلاش برای رسیدن به آن‌ها متمرکز باشند.
مرحله 4: مرور عملکرد دوره
مرحله چهارم از مراحل پیاده سازی OKR، مرور عملکرد دوره است. در پایان دوره سه ماهه هر یک از OKR ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در این مرحله دستیابی یا عدم دستیابی به اهداف مشخص می‌شود. مرحله آخر در پیاده سازی OKR متشکل از 4 مرحله فرعی است.
مرحله 4-1: محاسبه امتیازات
سیستم امتیازدهی تکنیک OKR که در گوگل استفاده می‌شود در طیف 1-0 است. کسب نمره 1 (نمره کامل) نشان‌دهنده این است که اهداف چالشی و بلندپروازانه انتخاب نشده‌اند. اگر نمره کسب‌شده کم‌تر از 0.6 باشد یا در طی زمان رشد و افزایشی نداشته باشد، باید موانع بررسی شوند. رسیدن به نمره 0.7-0.6 نشان‌دهنده موفقیت است. این شیوه امتیازدهی به دلیل انتخاب اهداف چالشی و مهم است.
مرحله 4-2: برگزاری جلسات ارائه گزارش دوره
نتایج و امتیازات نهایی در طی جلساتی به اطلاع ذینفعان می‌رسد و اهداف و نتایج کلیدی موردبررسی اعضا قرار می‌گیرد.
مرحله4-3: برگزاری جلسات نهایی سازی اهداف دوره آتی
پس از پایان دوره جاری، باید برای دوره بعد نیز هدفگذاری شود. پیشنهاد می‌شود این جلسات با جلسات ارائه گزارش در یک زمان واحد برگزار شود.
چه زمانی می‌توانیم OKR را در سازمان اجرا کنیم؟
برای اجرای این تکنیک در سازمان باید مزایای پیاده سازی OKR برای تمام افراد روشن‌شده باشد تا فرهنگ تغییر، شکل گیرد. اگر افراد واقعاً آگاه شوند که با پیاده سازی تکنیک OKR، چه مشکلاتی در سازمان برطرف می‌شود و با عدم اجرای آن، چه مشکلاتی گریبان گیر سازمان می‌شود و از طرف دیگر، اطمینان داشته باشند که در مزایای حاصل از این تکنیک شریک هستند، دلیلی برای مقاومت آن‌ها وجود ندارد. با این حال سه رویکرد اجرایی مختلف برای پیاده سازی OKR، پیش روی سازمان هایی که به‌تازگی می خواهند آن را به کار گیرند، قرار دارد.
1- پیاده سازی یک مرحله ای OKR در کل سازمان از همان ابتدا
منظور از کل سازمان تمام واحدها و سطوح سازمانی است. اگر قبلاً مدل‌هایی چون MBO در سازمان وجود داشته یا فرهنگ شرکت پذیرای تغییر هست، می‌توان از همان ابتدا این تکنیک را در کل سازمان پیاده کرد. در این رویکرد ابتدا OKR در سطح سازمان، سپس در سطح واحد برای رهبران تیم و در آخر برای افراد تعریف می‌شود و در بازه زمانی 1 تا3 ماه، قابل پیاده سازی در کل سازمان است.
2- پیاده سازی دو مرحله ای OKR
در این رویکرد، به‌جای پیاده سازی یک مرحله‌ای OKR در کل شرکت، ابتدا در سطح پایلوت این تکنیک آزمایش می‌شود و پس از روشن شدن مزایا برای افراد، OKR در سطح شرکت اجرا می‌گردد. این روش در بازه زمانی 3 تا 6 ماه قابل پیاده سازی در کل سازمان است.
3- پیاده سازی تدریجی OKR
ابتدا OKR در یک تیم کوچک که متشکل از 5 تا 10 درصد کارکنان است پیاده سازی می‌شود و به‌تدریج سایر تیم‌ها با این تکنیک آشنا می‌شوند. مثلاً می‌توانیم برای پیاده سازی OKR با رویکرد پیاده سازی تدریجی، با واحد منابع انسانی سازمان شروع کنیم و رفته‌رفته در سایر واحدها و تیم‌ها OKR را رواج دهیم. این روش در بازه زمانی 6 تا 9 ماه قابل پیاده سازی در کل سازمان است.
حقیقت این است که نمی‌توانیم بگوییم کدام رویکرد خوب و کدام بد هستند. انتخاب رویکرد پیاده سازی OKR به تیم و سازمان شما بستگی دارد.
