چگونه به عملکرد ضعیف کارکنان رسیدگی کنیم؟

در حالی که پاندمی کرونا خود چالش‌های زیادی برای کسب و کارها به همراه داشته است اما متأسفانه چالش‌های مدیریتی پیش از کرونا نیز هنوز به قوت خود باقی است. یکی از این چالش‌های پر سروصدا که گریبان گیر مدیران بوده است، رسیدگی به عملکرد ضعیف کارکنان است.

شاید، این نظرِ خیلی از مدیران باشد که سخت‌ترین بخش مکالمه با کارکنان صحبت درباره عملکرد ضعیف آن‌ها است. درحالی‌که برخورد با عملکرد ضعیف کارکنان ناراحت‌کننده و اغلب دردناک است، اما برای سلامت و فرهنگ سازمان‌ها ضروری است.

اگر شما هم تجربه هدایت تیمی را بر عهده داشته باشید، حتماً با این موقعیت مواجه شدید که رفتار یا عملکرد شخصی پایین‌تر از حد استاندارد و یا غیرقابل‌قبول بوده است. و حتماً موافق هستید که مدیریت عملکرد یا رفتار ضعیف کارکنان، اصلاً کار ساده‌ای نیست. اما چه چیزی باعث دشوار شدن مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان می‌شود؟

چرا رسیدگی به عملکرد ضعیف کارکنان، یک چالش جدی است؟

شاید نظر شما این باشد که مدیران برنامه‌ای برای بهبود عملکرد کارکنان ندارند و با ارزیابی عملکرد به دنبال از بین بردن ضعف‌ها و تقویت نقاط قوت کارکنان نیستند. شاید بگویید تلقی مدیران از مدیریت عملکرد صرفاً مچ‌گیری است. اما جالب است بدانید در بعضی مواقع مدیران دقیقاً می‌دانند که باید در جلسه ارائه بازخورد عملکرد به چه مواردی اشاره کنند و چه‌کاری برای بهبود عملکرد ضعیف کارکنان انجام دهند، اما باز سختی کار هم چنان پابرجاست. دلیل این سختی چیست؟ باید بگوییم درواقع این جنبه انسانی در ارائه بازخورد است که کار را دشوار می‌کند.

بله، کاملاً درست است. مدیران اغلب در ارائه بازخورد منفی به کارکنان راحت نیستند و نگران واکنش تدافعی کارکنان هستند.

اگر شما مدیریت سازمان، تیم یا افرادی را بر عهده دارید به یاد داشته باشید که یک شخص با احساسات منفی، هیچ‌گاه نمی‌تواند احساس خوبی در دیگران ایجاد کند، بنابراین اگر شما احساس بدی درباره بازخورد عملکرد ضعیف کارکنان داشته باشید و نتوانید بر این احساس غلبه کنید بهتر است پست مدیریتی را رها کنید.

اما خبر خوب این است که راهکارهای مختلفی وجود دارد که به شما در مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان کمک می‌کند پس اگر علاقه‌مند هستید که بدانید چگونه می‌توانید عملکرد ضعیف کارمندان را شناسایی و بهبود بخشید در ادامه مقاله همراه ما باشید.

این مقاله مناسب صاحبان کسب‌وکارهای کوچک، متخصصان منابع انسانی و مدیرانی است که کارکنانی با عملکرد یا رفتار ضعیف دارند.

عملکرد ضعیف می‌تواند موجب هدر رفت سرمایه مالی و غیرمالی سازمان شود، بنابراین ضروری است که هر چه سریع‌تر به این شرایط رسیدگی شود.

عملکرد ضعیف کارکنان چیست؟

برای مدیریت و بهبود عملکرد کارکنان، شما نیاز به درک روشنی از عملکرد ضعیف دارید. عملکرد ضعیف کارکنان زمانی رخ می‌دهد که عملکرد یا رفتار کارمند انتظارات سازمان را برآورده نکند. یعنی عملکرد یا رفتار با مسئولیت‌های شغلی و انتظارات سازمان مطابقت نداشته باشد. حتماً در نظر دارید که این انتظارات بسته به صنعت، شرکت و نقش فرد در سازمان متفاوت است.

برای شناسایی عملکرد ضعیف کارکنان، به‌محض استخدام کارمندان و در برنامه‌های جامعه پذیری، انتظارات مشخصی را برای کارکنان تعیین کنید و به‌طور مداوم عملکرد هر کارمند را با شاخص‌های تعیین‌شده بسنجید.

یک رهبر خوب و یک کارمند متعهد هرگز به‌جایی نمی‌رسند که یک مسئله مهم در عملکرد کارمند وجود داشته باشد، زیرا مکالمات منظمی در مورد وظایف شغلی، انتظارات سازمانی و همین‌طور مکانیزمی برای شناسایی موانع و فاصله میان وضع موجود و وضع مطلوب وجود دارد.

دلایل عملکرد ضعیف کارکنان چیست؟

عملکرد ضعیف دلایل مختلفی دارد. ممکن است عملکرد ضعیف به عدم توافق کارمند و مدیر در مورد عملکرد، کیفیت عملکرد، انتظارات شغلی و جدول زمانی باشد. به همین خاطر تأکید می‌شود که انتظارات خود را مشخص کنید و با کارکنان ارتباط مداوم داشته باشید.

دلیل دیگر عملکرد ضعیف کارکنان، می‌تواند مربوط به عدم مهارت یا دانش کارکنان باشد. این جا وظیفه مدیر است که با مربیگری، از کارمند تحت هدایت خود پشتیبانی کند.

عملکرد ضعیف کارکنان شاید به عدم تمایل و توانایی آن‌ها برگردد. باید بپذیریم که بعضی مشاغل مناسب برخی افراد نیستند. هنگام ارتقا کارکنان اصل پیتر را در نظر بگیرید. این اصل که توسط لارنس جی پیتر در کتاب The Peter Principle معرفی شد می‌گوید یک کارمند با عملکرد خوب آن‌قدر ارتقا می‌یابد، تا دیگر نتواند عملکرد خوبی از خود نشان دهد. یعنی تا ارتقا تا سر حد بی کفایتی!

اجازه دهید برای درک بهتر اصل پیتر از مثالی که شرکت مشاوره Babbitt مطرح کرده است استفاده کنیم. یک شرکت، یک برنامه‌نویس نرم‌افزار درون‌گرا را به سمت مدیریتی ارتقا می‌دهد. همان‌طور که می‌دانید مدیر باید از قدرت تعامل خوب با دیگران برخوردار باشد. درحالی‌که این شخص در برنامه‌نویسی عالی عمل می‌کرد اما توانمندی لازم را برای پست مدیریتی نداشت بنابراین در پست جدید بی‌کفایت به نظر می‌رسد.

همین‌طور ممکن است عملکرد ضعیف کارکنان به دلیل قرار گرفتن در یک محیط کار سمی یا به دلایل شخصی باشد. سلامت جسمی و موقعیت خانوادگی  یک عامل بیرونی مؤثر در ایجاد عملکرد ضعیف کارکنان است.

7 راه برای حل چالش مدیریت عملکرد ضعیف کارکنان

اکنون‌که با دلایل عملکرد ضعیف کارکنان آشنا شدید، وقت آن رسیده که به حل‌وفصل این چالش بپردازید. اصلاً نگران نباشید 7 راهکار برای حل چالش عملکرد ضعیف کارمندان به شما معرفی می‌شود.

1- پیش از موعد آماده شوید.

اشتباهات عملکردی یا رفتاری کارکنان را یادداشت کنید و مصداق آن‌ها را بیان کنید. به‌عبارت‌دیگر با ذکر مثال به عملکرد یا رفتار ضعیف کارمندان اشاره کنید. اصلاً کافی نیست که بگویید: «شما اشتباهات سهل‌انگارانه دارید» شاید شما بتوانید بازخورد را با این جمله شروع کنید اما حتماً در ادامه مثالی از اشتباه کارمند بیان کنید. سپس توضیح دهید که عملکرد یا رفتار ضعیف او چه تأثیری داشته و باعث ایجاد چه مشکلاتی در سازمان شده است. از طرفی یادداشت‌برداری شما پیش از جلسه به شما کمک می‌کند در طول جلسه از محوریت بحث دور نشوید.

در ارزیابی عملکرد کارکنان، مستندسازی را دست‌کم نگیرید. همیشه موارد بررسی‌شده در هر جلسه بررسی عملکرد را مستندسازی کنید. مستندسازی این اطلاعات، به شما کمک می‌کند تا موفقیت آینده کارمند را ارزیابی کنید. اگر عملکرد بهبود نیافت و مجبور به خاتمه همکاری شدید، اسناد و مدارک می‌تواند به‌عنوان شواهدی بر دلیل تصمیم شما باشد.

2- موضوع را شخصاً با کارمند در میان بگذارید.

یک گام مهم برای بهبود عملکرد ضعیف کارکنان این است که مدیر گفتگوی خصوصی با کارمند در مورد موضوع داشته باشد. حواستان باشد هدف از مکالمه این است که نه تنها مسئله را شناسایی می‌کنید، که راه‌حلی تعیین می‌کنید که موفقیت کارمند را رقم می‌زند. اگر نتوانید در این جلسه راه‌حل مسئله را بیان کنید صرفاً نق زده‌اید و بازخوردی ارائه نکردید.

کوری کلتون برای اینکه نشان دهد در جلسه بررسی عملکرد ضعیف کارکنان نباید آن‌ها متهم کنید، از یک مثال استفاده کرد. او می‌گوید:

بگویید: «من متوجه شدم که کار X درزمانی که توافق کردیم به اتمام نرسید». نگویید: «من متوجه شدم تو کارها را به‌موقع انجام ندادی». حتی می‌توانید بپرسید: «آیا می‌توانید به من کمک کنید بفهمم چه اتفاقی افتاده است که باعث شد مهلت انجام کار بگذرد»

3- آرامش خود را حفظ کنید.

این احتمال وجود دارد که با مقاومت، دفاع یا حتی سرزنش کارکنان روبه‌رو شوید. بله، درسته سرزنش شما به‌عنوان مدیر سازمان! برخی افراد وقتی درباره عملکرد یا رفتار ضعیف بازخورد دریافت می‌کنند، سعی دارند بازی را عوض کنند و تقصیرات را بر گردن شما بیندازند. می‌توانید در این مواقع به آن‌ها بگویید: متأسفم که نتوانستم اهداف و برنامه‌ها را برای شما به‌درستی روشن کنم اما شما هم بهتر بود اگر سؤالی داشتید از من می‌پرسیدید؟

شما نباید با واکنش کارمند، خونسردی خود را از دست بدهید. پرخاشگری و فریاد زدن اصلاً نشان‌دهنده احترام، اعتمادسازی نیست و منجر به نتیجه سازنده‌ای نمی‌شود.

4- بازخورد را سازنده حفظ کنید.

به موضوعاتی که به بحث ارتباط ندارند اشاره نکنید. همه مدیران کارمندانی دارند که باعث عصبانیت آن‌ها شده‌اند. احتمالاً گاهی با آن کارمند برخورد و گاهی هم از عملکرد یا رفتار ضعیف او چشم‌پوشی شده است. الآن اصلاً زمان مناسبی برای اشاره به موضوعاتی که قبلاً و در زمان وقوع از آن‌ها چشم‌پوشی شده نیست. اگر آن رفتار یا عملکرد یک الگوی کاری شده و تکرار می‌شود درباره آن صحبت کنید در غیر این صورت به آن برای سرزنش کارکنان با عملکرد ضعیف، استفاده نکنید.

5- همدلی و دلسوزی کنید.

خودتان را جای کارکنان بگذارید اگر قرار باشد رئیس شما بگوید عملکرد یا رفتار شما انتظارات سازمان را برآورده نمی‌کند، دوست دارید چطور این موضوع را به شما بگوید؟ دوست دارید چه جملاتی از زبان مدیریتان بشنوید؟

در هنگام ارائه بازخورد به کارکنان با عملکرد ضعیف، به آنها اجازه دهید آن ها هم به شما بازخورد بدهد. سعی کنید دستان کارمند را بفشارید و به او آرامش دهید. ممکن است برخی کارکنان با عملکرد ضعیف از روی عصبانیت اشک بریزند و احساس سرخوردگی کنند، این واکنش آن‌ها کاملاً طبیعی است پس آماده باشد تا با جملاتی آن‌ها را آرام کنید.

6- اقدامات اصلاحی را بیان کنید.

کارمندان باید از انتظارات مدیران و سازمان آگاه شوند. از این جلسه به‌عنوان فرصتی برای بیان انتظارات سازمان و استانداردهای عملکردی و رفتاری استفاده کنید. در هنگام عملکرد ضعیف کارکنان یک برنامه بهبود عملکرد طراحی کنید. حتماً برای طراحی برنامه بهبود عملکرد، نظر کارکنان را جویا شوید.

7- به همکاری خاتمه دهید.

آخرین راهکار در رسیدگی به عملکرد ضعیف کارکنان خاتمه دادن به همکاری است. اگر کارمند انتظارات توافق شده جدید را برآورده نکرد، وقت آن است که با جدیت بیشتری به گفتگو بپردازید. یک جلسه حضوری با کارمند تشکیل دهید تا با او در در این مورد صحبت کنید.

در مورد راه‌حل آخر باید به این نکته اشاره‌کنیم که خاتمه دادن به همکاری به دو صورت قابل‌تعریف است. ازآنجایی‌که دلایل عملکرد ضعیف کارکنان متفاوت است شاید عملکرد ضعیف به دلیل عدم توانایی کارمند در آن حوزه شغلی باشد، پس می‌توانید پیشنهاد شغلی دیگری به او بدهید. یعنی به کارمند پیشنهاد یک شغل یا فعالیت در واحد دیگری را بدهید. اما اگر چنین موقعیتی در سازمان شما وجود ندارد و چاره‌ای جز نوع دوم خاتمه همکاری یعنی اخراج ندارید. اگر به این مرحله رسیدید حتماً مستندات کافی ارائه دهید و با بخش اداری سازمان یا یک وکیل مشورت کنید تا اطمینان داشته باشید که با مشکل قانونی مواجه نمی‌شوید.

منابع: businessnewsdaily.com/elgl.org