آشنایی با انواع سؤالات مصاحبه، حتماً برای همه متخصصان منابع انسانی جذاب است. چون آنها به‌عنوان مصاحبه کننده تجربه حضور در جلسه مصاحبه با کاندیداهای شغلی را دارند. پس برایشان خیلی مهم است که بدانند چطور می‌توانند به بهترین نحو یک جلسه مصاحبه را مدیریت کنند. یکی از راه‌های اثربخش برای مدیریت جلسه مصاحبه، پرسیدن انواع سوالات مصاحبه است.
درواقع، اینکه مصاحبه کننده بداند در مصاحبه چه سؤالی را بپرسد و چرا بپرسد؟ و چه سؤالی را نپرسد و چرا نپرسد؟ اهمیت زیادی دارد. زیرا از این طریق قادر می‌شود به اطلاعات اساسی در مورد داوطلبان برسد.
علاوه بر این، پرسیدن انواع سوالات مصاحبه باعث می‌شود داوطلب شما را خبره و مسلط ارزیابی کند. حتی اگر به‌عنوان متخصص منابع انسانی تجربه زیادی هم نداشته باشید. این موضوع نه تنها برند شخصی که برند کارفرمایی را هم تقویت می‌کند.
در این مقاله سعی داریم بیان کنیم که در جلسه مصاحبه بهتر است چه سؤالاتی پرسیده شوند و چه سؤالاتی نه. اما قبل از پرداختن به این موضوع، لازم است به دو نکته درمورد سوالات جلسه مصاحبه توجه کنید:
- سؤالات مصاحبه باید از قبل آماده شوند.
- سؤالات مصاحبه باید ساختاریافته باشند.
یک مصاحبه ساختاریافته مصاحبه ای است که در آن سؤالات یکسانی از تمام داوطلبان یک شغل پرسیده می شود. این مصاحبه کمک می کند تا داوطلبان به طور عادلانه و براساس معیارهای انتخاب ارزیابی شوند.
اگر دوست دارید با انواع سوالات مصاحبه آشنا شوید پیشنهاد می کنم خواندن این مقاله را از دست ندهید.
سوالاتی که می‌توان آنها را در جلسه مصاحبه پرسید
این سؤالات در شش دسته طبقه‌بندی می‌شوند.
1- سوالات باز/ آزاد
شاید دقت کرده باشید که گاهی در جلسه مصاحبه، مصاحبه شونده در حال توصیف یا شرح موقعیتی است. در این مواقع، از بین انواع سوالات مصاحبه حتماً یک سؤال باز/ آزاد از او پرسیده شده. سؤالات زیر نمونه‌ای از سؤالات باز/ آزاد هستند:
- لطفاً از برنامه‌های پژوهشی فعلی خودتان بگویید؟
- تجربه شما چطور می‌تواند شما را در شغل موردنظر ما موفق کند؟
- در مورد …. چه می‌دانید؟
توجه کنید بین انواع سؤالات مصاحبه، پرسیدن سؤالات باز/ آزاد روشی مفید برای شروع مصاحبه است. چون داوطلبان را به گفتگو تشویق می‌کند و از این طریق به اطلاعات جامع‌تری از آنها می‌رسیم. البته مشکل سؤالات باز/ آزاد این است که باعث تولید اطلاعات بیش‌ازحدی می‌شود که ممکن است کلیدی هم نباشد.
2- سوالات بسته
اگر مصاحبه کننده به دنبال یک جواب کوتاه برای سؤال خود است، از بین انواع سوالات مصاحبه سؤال بسته را انتخاب می‌کند. این نوع سؤال برای استخراج یک پاسخ بله یا خیر طراحی شده است. سؤال بسته برای شفاف‌سازی حقایق مورداستفاده قرار می‌گیرد. به مثال‌های زیر از سؤال بسته توجه کنید:
- چه تعداد پرسنل را مدیریت کردید؟
- آیا شما تنها نویسنده این نشریه بودید؟
- چه کس دیگری غیر از شما درگیر این پروژه بود؟
3- سوالات کاوشگرانه
گاهی مصاحبه کننده تمایل دارد به اطلاعات دقیق‌تری از داوطلب برسد. چراکه فکر می‌کند داوطلب تمام آنچه باید بیان می‌کرد را بیان نکرده است. برای همین می‌کوشد تا از بین انواع سوالات مصاحبه یک سؤال کاوشگرانه بپرسد. مثل سؤالات زیر:
- نقش شما در پروژه دقیقاً چه بود؟
- در این مورد چه کمکی از مدیرتان گرفتید؟
- شما اشاره کردید که 3 سال مدیر فروش بودید. چه تجربه‌ای از مدیریت عملکرد کارکنان ضعیف دارید؟
پس وقتی مصاحبه کننده فکر می‌کند پاسخ‌ها خیلی کلی هستند یا تمام واقعیت‌ها فاش نشده‌اند، می‌تواند از بین انواع سؤالات مصاحبه، سوالات کاوش را انتخاب کند. به همین دلیل این نوع سوالات در حین جلسه و بدون برنامه‌ریزی قبلی پرسیده می‌شوند. حتی ممکن است منجر به طرح سؤالات دیگر شود.
4- سوالات موقعیتی
گاهی مصاحبه‌کننده می‌خواهد از حادثه‌ای که در زندگی کاری داوطلب رخ داده، مطلع شود. چون معتقد است که نحوه برخورد داوطلب با حوادث اطلاعات خوبی درباره ماهیت تجربه او ارائه می‌دهد. همچنین با تمرکز بر تجربه گذشته کاندیدا، می‌شود نحوه برخورد او با رویدادهای آینده را ارزیابی کرد. در این مواقع مصاحبه کننده از میان انواع سوالات مصاحبه سؤالات موقعیتی را انتخاب می‌کند.
مثلاً اگر به دنبال یک سؤال موقعیتی، داوطلب وضعیتی را شرح دهد که در آن به خوبی توانسته با راهکارهایی، تعارض را مدیریت کند؛ یعنی او در افزایش عملکرد کارکنان تجربه مفیدی دارد. علاوه بر این، احتمال اینکه داوطلب در موقعیت‌های مشابه آینده، تجربه مثبتی کسب کند نیز وجود دارد.
سؤالات زیر نمونه‌هایی از سؤالات موقعیتی هستند:
- آیا می‌توانید در مورد موقعیتی به من بگویید که در آن پروژه‌ای را مدیریت کرده‌اید؟
- لطفاً موقعیتی که در آن با یک مشتری بدقلق برخورد کرده‌اید برای من توضیح دهید؟
- آیا می‌توانید موقعیتی را توصیف کنید که در آن مجبور شده باشید با دیگران مذاکره کنید تا به نتیجه موفقیت‌آمیز برسید؟
شاید با تکنیک مصاحبه رفتاری STAR در مدیریت منابع انسانی آشنا باشید. می‌توان گفت که این تکنیک نوعی مصاحبه بر مبنای سؤالات موقعیتی است که میزان شایستگی داوطلب را ارزیابی می‌کند.
تکنیک STAR مخفف چهار کلمه است: Situation، Task، Action، Result. در این تکنیک مصاحبه رفتاری، از داوطلب می‌خواهند موقعیتی را شرح دهد که در آن با یک چالش مواجه بوده است. او ضمن توصیف موقعیت، باید بگوید وظایفش در آن شرایط چه بوده است. چه اقداماتی برای رفع چالش انجام داده و نهایتاً به چه نتیجه‌ای رسیده است.
5) سوالات کنترل کننده
یکی از انواع سوالات مصاحبه، سؤالات کنترل‌کننده هستند. هدف از پرسیدن این سؤالات شفاف کردن پاسخ داوطلب است. در این نوع سؤالات مصاحبه کننده می‌خواهد بداند آیا پاسخ داوطلب را به‌درستی درک کرده است یا نه. یک نمونه از سؤالات کنترل کننده به شکل زیر می‌تواند باشد:
- همان‌طور که متوجه شدم شما تجربه جذب و استخدام را داشته‌اید اما تجربه مدیریت عملکرد را نه. درست متوجه شده‌ام؟
6) سوالات پایانی
گاهی مصاحبه کننده در قالب سؤال از داوطلب می‌خواهد اطلاعاتی را که فکر می‌کند، مرتبط یا مفید است و مطرح نشده‌اند را بیان کند. این نوع از سؤالات مصاحبه، به سؤالات پایانی معروف هستند. چون مصاحبه‌کننده بعد از پرسیدن این سؤالات به جلسه مصاحبه پایان می‌دهد. به یک مثال از سؤالات پایانی توجه کنید:
- آیا در تجربه شما مورد مرتبط دیگری با شغل موردنظر ما وجود دارد که مطرح نکرده باشید؟
گاهی در سؤالات پایانی از داوطلب خواسته می‌شود هر سؤالی که دارد مطرح کند. مثل سؤال پایانی زیر:
- آیا در خصوص شغل موردنظر ما سؤالی دارید؟
به این نکته توجه کنید، بسیار خوب است که بعد از پرسیدن سؤالات پایانی به داوطلب بگویید که چگونه و چه زمانی نتیجه مصاحبه را به آنها اطلاع می‌دهید.
ب) سؤالاتی که نباید آنها را در جلسه مصاحبه پرسید
به نظر شما آیا درست است که در جلسه مصاحبه از وضعیت تأهل داوطلب سؤال شود؟ اگر پاسخ شما مثبت است باید بگوییم که سخت در اشتباهید. چراکه پرسیدن این نوع سوالات هیچ ارتباطی با نقش شغلی فرد ندارد. پس پرسیدن آن نمی‌تواند در ارزیابی آن فرد مؤثر باشد. حالا بیایید بررسی کنیم که سؤالاتی که باید از پرسیدن آنها در جلسه مصاحبه اجتناب کرد، کدام‌اند:
1- سوالات تبعیض آمیز
سؤالاتی که سن، جنسیت، نژاد، ناتوانی، گرایش جنسی، مذهب یا ملیت داوطلب را هدف قرار می‌دهد، سؤالات تبعیض‌آمیز هستند. این سؤالات از انواع سوالات مصاحبه نیست و نباید در جلسه مصاحبه آنها را پرسید. به چند نمونه از این نوع سؤالات توجه کنید:
- آیا ازدواج‌کرده‌اید؟
- برنامه شما برای داشتن خانواده چیست؟
- وقتی شما سر کار هستید چه کسی از بچه‌ها مراقبت می‌کند؟
این قبیل سؤالات اغلب از داوطلبان خانم پرسیده می‌شود. زیرا مصاحبه کنندگان فرض می‌کنند تعهدات خانوادگی زنان بر تعهد آنها به شغل یا مواردی مثل امکان اضافه‌کاری‌شان تأثیر منفی دارد. درحالی‌که در خصوص مردان این فرض وجود ندارد. پس این سؤالات نوعی تبعیض جنسیتی بین داوطلبان زن و مرد قائل می‌شود.
شاید برایتان مهم باشد که بدانید چطور می‌توان سوالات تبعیض آمیز نپرسید؟ فرض کنید یک شغل شرایط ویژه‌ای دارد. مثلاً مستلزم رفتن به مأموریت‌های زیاد بین‌المللی است. مصاحبه کننده می‌تواند در پایان مصاحبه این شرایط را برای داوطلب (فارغ از جنسیت او) توضیح دهد. سپس از داوطلب بپرسد «آیا با این شرایط مشکلی ندارید؟»
درواقع مصاحبه کننده فقط باید شرایط خاص موجود را برای داوطلب تشریح کند. تصمیم‌گیری در مورد اینکه داوطلب می‌تواند با این شرایط کنار بیاید یا نه با خود اوست.
2- سوالات فرضی
مصاحبه‌کننده باید تلاش کند سؤالات واقعی از داوطلب بپرسد. یعنی سؤالاتی که عکس‌العمل یا رفتار واقعی داوطلب را در یک موقعیت واقعی ارزیابی می‌کند. پرسیدن سؤالات فرضی منجر به پاسخ‌های فرضی می‌شود نه واقعی. در مصاحبه با مدیر منابع انسانی سؤال زیر نمونه‌ای از یک سؤال فرضی است:
- چگونه با یک دانش‌آموز مضطرب برخورد می‌کنید؟
سؤالات فرضی از انواع سوالات مصاحبه نیست و بهتر است مصاحبه کننده از پرسیدن این سؤالات اجتناب کند. به‌جای پرسیدن سؤالی که منجر به شرح یک داستان تخیلی می‌شود، سؤال موقعیتی بپرسید. یعنی روی یک حادثه گذشته تمرکز کنید. زیرا این سؤال پیش‌بینی کننده بهتری از عملکرد متقاضی در آینده خواهد بود.
3) سؤالات هدایت کننده
سؤالات هدایت‌کننده سؤالاتی هستند که خود سؤال، داوطلب را به پاسخ می‌رساند. یعنی داوطلب را هدایت می‌کند و باعث می‌شود او پاسخی بدهد که مطلوب مصاحبه کننده است. مثال زیر یک سؤال هدایت کننده است:
- این شغل مستلزم کار در مهلت‌های زمانی کوتاه است. آیا قادر به انجام این کار هستید؟
سؤالات هدایت کننده از انواع سوالات مصاحبه نیست و بهتر است مصاحبه کننده از پرسیدن این سؤالات اجتناب کند.
مثال برای انواع سوالات مصاحبه که می‌توان در جلسه مصاحبه پرسید.
| انواع سؤالات مصاحبه | مثال |
| سؤالات باز/ آزاد | لطفاً از تحولاتی که در حوزه منابع انسانی آن سازمان ایجاد کردید، بگویید؟ |
| سؤالات بسته | آیا شما تنها کارشناس جذب و استخدام آن سازمان بودید؟ |
| سؤالات کاوشگرانه | نقش شما در طراحی فرآیند مدیریت عملکرد آن سازمان دقیقاً چه بود؟ |
| سؤالات موقعیتی | موقعیتی را توصیف کنید، که انعطاف‌پذیری شما در شغلتان به‌عنوان کارشناس حقوق و دستمزد را نشان می‌دهد. |
| سؤالات کنترل کننده | پس شما در کنار مدیریت عملکرد، در زمینه مدیریت فرآیندهای سازمانی هم تجربه دارید، درست متوجه شدم؟ |
| سؤالات پایانی | آیا مورد دیگری هست که بخواهید در مورد تجربیات خود در حوزه منابع انسانی اضافه کنید؟ |
مثال برای انواع سوالات مصاحبه که نمی‌توان در جلسه مصاحبه پرسید.
| سؤالات تبعیض آمیز | آیا با توجه به اینکه خانم هستید، امکان اضافه‌کاری دارید؟ |
| سؤالات فرضی | با کودک ناسازگار و بدقلق چطور برخورد می‌کنید؟ |
| سؤالات هدایت کننده | در منابع انسانی، داشتن هوش هیجانی بسیار مهم است. آیا فکر می‌کنید هوش هیجانی خوبی دارید؟ |
منبع: www.soas.ac.uk
